Numa empresa pequena, a conciliação de pagamentos quase nunca é um processo escrito. Ela é uma pessoa, uma planilha e o extrato aberto do lado.
O processo real costuma ser este. A pessoa entra no banco, exporta ou olha o extrato do dia. Abre a planilha de contas a receber, ou a tela do sistema. Para cada entrada de dinheiro, procura qual cliente pagou, o que é fácil quando o valor é exato e o nome está legível, e difícil no resto das vezes. Marca como recebido. Quando o valor não bate com nenhuma nota, separa numa lista de pendências para olhar depois. No fim do mês, alguém precisa resolver a lista de pendências, que a essa altura tem casos de três semanas atrás e ninguém lembra do contexto.
Não é um processo difícil. É um processo que não pode parar, que exige atenção, e que ninguém consegue fazer rápido.
Onde o tempo vai
O tempo se divide em três partes bem diferentes, e só uma delas é grande.
A primeira é a conferência dos pagamentos que batem exatamente: valor igual, cliente identificável. Costuma ser a maioria dos casos e é a parte rápida — segundos por lançamento.
A segunda é a identificação dos pagamentos que não batem de imediato. Cliente que pagou duas notas num único depósito. Cliente que pagou com centavos de diferença. Cliente cujo nome no extrato é o nome do sócio, não o da empresa. Pagamento com desconto que não foi comunicado. Cada um desses casos leva de dois a dez minutos, porque envolve procurar, ligar ou perguntar. E eles são a minoria dos lançamentos consumindo a maior parte do tempo.
A terceira é a pendência acumulada, aquela lista que sobra. É o pior tipo de trabalho: contexto perdido, urgência alta e chance grande de erro, porque agora é preciso reconstruir o que aconteceu.
Se você quiser um número em vez de uma impressão, meça uma semana. Peça para quem faz anotar a hora de início e de fim, e quantos lançamentos processou. Uma semana medida vale mais que qualquer estimativa deste texto.
Onde o erro entra, e por que ele é caro
O erro típico não é grande, é silencioso. Um pagamento marcado no cliente errado, e agora dois cadastros estão errados ao mesmo tempo: um cliente que pagou aparece devendo, e outro que não pagou aparece quite.
O primeiro custo disso é uma cobrança indevida enviada para quem já pagou. Esse é o erro mais caro da lista, e não pelo valor: pelo desgaste. Um cliente cobrado indevidamente perde confiança na sua organização inteira, e vai duvidar da próxima cobrança correta.
O segundo custo é uma inadimplência real que passa despercebida, porque no sistema aquilo estava marcado como pago. Costuma aparecer meses depois, quando cobrar é mais difícil.
O terceiro é a hora extra do fechamento. Se o mês fecha com pendência, alguém vai virar a noite duas vezes por ano para acertar o que ficou.
A conta
O cálculo é aritmética simples e você pode fazer com números seus.
Multiplique o número de pessoas que encostam na conciliação pelas horas semanais de cada uma. Multiplique por quatro para chegar ao mês. Multiplique pelo custo da hora com encargos, que não é o salário dividido por horas: é o salário mais encargos, dividido pelas cento e setenta e seis horas mensais.
Um exemplo hipotético, para dar forma à conta: duas pessoas, cinco horas por semana cada, ao custo de trinta e oito reais a hora. São quarenta horas por mês e mil e quinhentos e vinte reais mensais, ou dezoito mil duzentos e quarenta reais por ano, saindo em trabalho de conferência.
Esse número não inclui o custo dos erros, que é real e é mais difícil de estimar. Ele também não inclui o custo de oportunidade: as mesmas duas pessoas poderiam estar cobrando ativamente quem está em atraso, o que gera caixa em vez de consumir.
O que dá para automatizar
A parte que bate exatamente. Um processo automático consegue ler o extrato, procurar a nota correspondente por valor e identificador, marcar como recebida e registrar a data. Onde valor e identificador coincidem, isso é decisão sem ambiguidade — o tipo de coisa que o computador faz melhor que a pessoa, porque não se distrai no lançamento número cento e vinte.
O caso de pagamento agrupado também é automatizável, com regra explícita: se a soma de duas ou três notas em aberto do mesmo cliente resulta no valor recebido, o sistema propõe a associação. Propõe, não conclui — a diferença importa.
A tolerância de centavos é automatizável, se você definir o limite. Diferença de até um real, por exemplo, é considerada quitação e o restante é registrado como ajuste. Quem define esse número é você, não a ferramenta.
O aviso é automatizável e é onde o retorno aparece rápido: quando um pagamento entra e não é identificado, alguém fica sabendo no mesmo dia, em vez de descobrir no fechamento.
O que não dá para automatizar
Pagamento sem nenhum identificador, de cliente cujo nome no extrato não corresponde ao cadastro, com valor que não fecha com nenhuma combinação de notas abertas. Isso é investigação, e investigação é trabalho humano.
Decisão sobre desconto não previsto, prorrogação combinada por telefone, acordo informal. Onde não existe regra escrita, não existe automação — existe alguém decidindo, e é assim que deve ser.
O que muda é a proporção. Se hoje a pessoa gasta quarenta horas por mês nisso, uma boa parte dessas horas é conferência mecânica que sai da mesa dela. As horas que sobram são justamente as que exigem julgamento, e são as horas em que ela é insubstituível.
Como o processo fica depois
O extrato entra automaticamente, uma ou mais vezes por dia. O que bate é marcado sozinho, com registro de quando e com base em qual regra. O que bate parcialmente aparece numa fila de sugestões, e uma pessoa aprova ou recusa em um clique. O que não bate de jeito nenhum gera um aviso no mesmo dia, com o valor, a data e o que já foi tentado.
O fechamento do mês deixa de ser uma corrida, porque a pendência foi resolvida no dia em que apareceu, com o contexto fresco.
O que precisa existir para funcionar
Três coisas, e vale conferir antes de contratar qualquer um.
O extrato precisa estar disponível em formato que se consiga ler de maneira automática. A maioria dos bancos oferece isso hoje, de uma forma ou de outra, mas as formas variam muito em qualidade.
As contas a receber precisam estar num lugar único e razoavelmente confiável. Se metade está no sistema e metade na cabeça de alguém, o primeiro projeto é organizar isso — e ele é mais barato e mais útil do que a automação.
Precisa existir uma regra escrita para os casos de fronteira: qual tolerância de centavos vale, o que fazer com pagamento agrupado, quem decide desconto. Se essas decisões nunca foram escritas, escrever é parte do trabalho, e não é a parte chata: é onde a empresa descobre que duas pessoas vinham decidindo de formas diferentes.
Em quanto tempo se paga
Com a conta do exemplo acima e uma eliminação de setenta por cento do trabalho manual, deixam de ser gastos cerca de mil e sessenta reais por mês. Descontados os quatrocentos reais da sustentação mensal, a economia líquida fica em torno de seiscentos e sessenta reais. Contra um projeto na faixa de cinco a quinze mil reais, o retorno aparece em algo entre sete meses e meio e quase dois anos, dependendo de onde na faixa o projeto cai. É a mesma fórmula da calculadora de diagnóstico, e dá para refazer a conta com os seus números.
Note que essa conta é bem menos animadora que a de um processo com mais gente envolvida. Isso não é defeito da conta: é a resposta. Para um volume pequeno de conciliação, automatizar talvez não seja a prioridade — e existe uma boa chance de que outro processo da sua empresa pague o investimento mais rápido.
Quando não vale
Se a conciliação leva menos de duas horas por semana, deixe como está. Uma automação sobre volume baixo tem custo de manutenção que não se justifica.
Se o volume vai mudar de patamar nos próximos meses, por crescimento ou por troca de sistema, espere. Automatizar um processo que vai ser reescrito é pagar duas vezes.
Se ninguém consegue descrever a regra de quitação hoje, comece por escrever a regra. Metade do ganho aparece aí, antes de qualquer linha de automação, e essa metade é de graça.