A pergunta chega assim: vale mais a pena contratar alguém de fora para automatizar esse processo, ou pedir para alguém aqui dentro resolver?
E a conta que se faz para responder costuma ser esta: o fornecedor cobra oito mil reais; o analista que já trabalha aqui custa quatro mil por mês; então em dois meses eu pago o fornecedor com o salário de uma pessoa, e ela ainda fica.
Essa conta está errada. Não porque o número esteja errado, mas porque ela compara duas coisas que não são comparáveis: um preço fechado com prazo definido, e um salário que já está sendo pago para outra coisa.
O que a comparação esquece dos dois lados
O salário do analista não é um custo novo. Ele já existe, e já está comprometido com o trabalho que essa pessoa faz hoje. Se ela vai passar seis semanas construindo uma automação, alguma coisa que ela faz hoje vai parar, atrasar, ou vai ser feita por outra pessoa com pressa. Esse é o custo real, e ele não aparece no orçamento de ninguém.
Do outro lado, o preço do fornecedor também não é o custo total. Contratar alguém de fora exige tempo da sua equipe para explicar o processo, para testar, para validar. Se ninguém da empresa tiver tempo para isso, o projeto atrasa, e o motivo do atraso vai ser você, não o fornecedor.
A decisão fica muito mais fácil quando os dois lados são abertos por completo.
Os quatro custos de fazer internamente
O tempo da pessoa, medido no que ela deixa de fazer. Não é o salário dela: é a fila que se forma atrás. Se o analista é quem fecha o relatório mensal, o relatório mensal vai atrasar. Vale perguntar antes: o que exatamente vai parar durante essas semanas, e alguém já está sabendo disso?
A curva de aprendizado, que quase sempre é subestimada. Uma pessoa que nunca automatizou nada vai gastar uma parte grande do tempo aprendendo a ferramenta, e não construindo. Isso não é desperdício, é investimento — mas é investimento que precisa entrar na conta. A primeira automação de alguém leva de três a cinco vezes o tempo que ela levaria depois de dez.
O risco de ficar com uma pessoa só. Se quem construiu sai da empresa, muda de área ou simplesmente esquece como aquilo foi feito, você fica com um processo crítico que ninguém entende. Isso é comum, e é pior que não ter automatizado: o processo manual pelo menos qualquer um consegue refazer.
A manutenção, que nunca acaba. Sistema de terceiro muda de endereço, formato de arquivo muda, regra do negócio muda. Alguém precisa cuidar disso para sempre, e essa pessoa é a mesma que tem outro trabalho.
Os quatro custos de contratar
O tempo da sua equipe, mesmo assim. Ninguém automatiza um processo que não entende, e quem entende o processo é você. Reserve algo entre quatro e oito horas da pessoa que executa a tarefa hoje, distribuídas ao longo do projeto. Se você não tiver essas horas, não contrate ainda.
A dependência, se o trabalho for entregue mal. Ferramenta obscura, código sem documentação, acessos no nome do fornecedor: qualquer um dos três amarra você. Isso não é característica de contratar, é característica de contratar sem exigir. Peça, antes de assinar, que os acessos fiquem no seu nome e que a documentação seja entregue.
O custo de explicar o que é obvio para você. O fornecedor não sabe que o cliente do interior sempre paga com dois dias de atraso e que isso é normal. Cada regra dessas que não é dita virou um erro que aparece depois.
O escopo que se descobre no meio. Todo processo tem uma exceção que ninguém lembrou de mencionar. Num contrato de escopo fechado, isso é uma conversa. Num contrato por hora, é uma surpresa na fatura.
Uma conta com números
Este exemplo é ilustrativo e os valores são hipotéticos, mas a estrutura da conta é a que importa. Suponha um processo que consome vinte horas por mês de trabalho manual, feito por pessoas cujo custo por hora, com encargos, é de trinta e oito reais. São setecentos e sessenta reais por mês, ou pouco mais de nove mil por ano, sendo consumidos hoje.
Fazendo internamente: quarenta horas de construção pela pessoa que já está na empresa, mais quarenta horas de aprendizado por ser a primeira vez. Oitenta horas ao custo dela, digamos cinquenta reais a hora com encargos, dá quatro mil reais de custo direto. Mais o atraso do que ela deixou de fazer, que você precisa estimar em vez de ignorar. Mais duas a quatro horas por mês de manutenção, para sempre, o que dá algo em torno de dois mil e quatrocentos reais por ano.
Contratando: um projeto na faixa de cinco a quinze mil reais, mais uma mensalidade de sustentação, mais as suas oito horas de participação.
Nos dois casos a economia bruta é a mesma: os setecentos e sessenta reais por mês, menos a parte do trabalho que continua sendo humana. O que muda é o risco, o prazo, e quem fica responsável quando quebrar.
Quando fazer internamente ganha
Ganha quando já existe na empresa alguém que gosta disso e já fez algo parecido. A curva de aprendizado desaparece, e essa pessoa costuma entregar melhor que qualquer fornecedor, porque conhece as exceções do processo de cor.
Ganha quando o processo é pequeno e a regra é sua, exclusivamente sua. Automação de trinta minutos de construção não é projeto: é tarefa.
Ganha quando o processo ainda vai mudar muito. Se a regra não está estável, contratar significa pagar duas vezes: uma pela construção e outra pela refação.
Quando contratar ganha
Ganha quando o prazo importa. Alguém que faz isso todos os dias entrega em duas semanas o que uma pessoa aprendendo entrega em dois meses, e nesses dois meses o desperdício continua acontecendo.
Ganha quando o processo atravessa sistemas que não conversam bem. É o tipo de trabalho onde a experiência acumulada aparece: saber de antemão quais integrações são frágeis economiza semanas de tentativa.
Ganha quando ninguém internamente pode parar. Se todas as pessoas capazes de fazer isso são as mesmas que sustentam a operação, tirar uma delas de circulação é o custo mais alto da lista.
O caminho do meio, que costuma funcionar melhor
Contratar a construção e manter internamente o entendimento. Na prática: o fornecedor constrói e documenta, uma pessoa da sua equipe acompanha a construção de perto, e os acessos ficam no seu nome desde o primeiro dia.
Isso custa algumas horas dessa pessoa durante o projeto, e resolve os dois piores riscos ao mesmo tempo. Você não fica dependente do fornecedor, porque tem documentação e acesso. E não fica dependente de uma pessoa só, porque ela não construiu sozinha na base da tentativa.
Como decidir em vinte minutos
Responda três perguntas por escrito, com número onde couber.
Quantas horas por mês esse processo consome hoje, somando todas as pessoas que encostam nele? Se você não sabe, essa é a primeira coisa a descobrir, e nenhuma decisão deve ser tomada antes.
Existe alguém aqui que já automatizou algo parecido e pode dedicar oito semanas parciais a isso? Se a resposta for não, fazer internamente significa começar do zero, e a conta muda.
O que essa pessoa deixa de fazer nessas semanas, e alguém já concordou com isso? Se ninguém concordou ainda, a resposta honesta é que o projeto interno não tem prazo.
Se as três respostas forem confortáveis, faça internamente. Se qualquer uma travar, contratar sai mais barato do que parece — porque o custo do processo manual continua correndo enquanto a decisão não sai.